Moi yritys tai järjestö – täytetäänkö teillä tänä keväänä pyöreitä vuosia? Juhlitaanko teillä organisaation vuosipäivää ehkä myös puolipyöreiden vitosten kohdalla? Tyylikkäiden vuosijuhlien järjestäminen ei vaadi suunnattomia resursseja, ovathan gaalatyyliset illat erityisen suosittuja myös opiskelijajärjestöissä. Paljon työtä ja suunnittelua vuosijuhla tai gaala vaatii aina. Mutta paljon työtä = rankka homma, vai yhteinen hieno kokemus? Tässä muutama vinkki, joilla varmistat että projekti sujuu alusta loppuun:
1) Valitkaa riittävän suuri toimikunta, mutta valitkaa toimikunnalle myös selvä johtaja. Jos haluatte valita kaksi johtajaa, sopikaa vielä johtajien kesken työnjaosta. Gaala tai vuosijuhla on projekti jonka aikana tarvitaan useita palavereja, paljon selvittelyä, kilpailutuksia ja puhelinsoittoja. On tärkeää, että vastuut ovat selvillä ja vastuunkantajia on riittävästi. Jos tekijöitä on kovin vähän, kannattaa mieluummin järjestää juhla hiukan harvemmin ja satsata rekrytointiin kuin uuvuttaa samat tekijät loppuun vuosi toisensa jälkeen.
2) Sopikaa pelisäännöistä. Vuosijuhlien järjestäminen ei kiristä hermoja, kun kaikki hahmottavat pelin samalla tavalla. Mitä välineitä käytätte viestimiseen? Miten projektin aikataulu etenee ja mihin mennessä toimikuntalaisten pitää saada osaprojektit valmiiksi? Kun luot oman juhlamallin Juhlat.fi:ssä, saat samalla käyttöösi monipuoliset suunnittelutyökalut projektinhallintaa varten – ilmaiseksi.
3) Puhukaa rahasta jo aluksi. Onko juhlalle mahdollista hankkia sponsoreita? Onko budjetti tiukka vai runsaampi? Isoja säästöjä voi tehdä esimerkiksi ruoka- ja juomatarjoilussa, tyylikkyydestä tinkimättä. Kysy asiantuntevan catering-yrityksen vinkkejä ja laatikaa menu alusta asti yhdessä. Pelkkää pääraaka-ainetta vaihtamalla voit saada herkulliset maut mutta selvästi edullisemmin.
4) Käykää jo alusta asti läpi, miltä juhla mielessänne näyttää, tuntuu ja kuulostaa. Onko asuina hienointa mahdollista pitkine helmoineen ja tummine pukuineen? Soiko taustalla hillitty jazz? Onko juhlalla jokin rento tai yllättävä teema? Näin varmistatte, että koko toimikunnalla on yhteinen käsitys siitä, mitä tehdään.
5) Käyttäkää kattavaa muistilistaa, jotta pienimmätkin yksityiskohdat ovat hallussa alusta asti. Suosittelemme tähän Yrityksen gaalailta – juhlamallia. Jos järjestät yrityksen sijaan vaikkapa opiskelijajärjestön juhlaa, ei hätää – kun luot omat tunnukset Juhlat.fi:hin, voit muokata sekä juhlan nimeä että eri tehtäviä.
Tässä blogissa juhlamestarit jakavat vinkkejä, huomiota ja näkökulmia juhlimisen maailmasta!
Juhlat.fi Instagramissa
Juhlat.fi Pinterestissä