Juhlien järjestämiseen liittyy runsaasti suunniteltavaa ja tehtävää. Juhlien järjestämistä helpottaa järjestelmällinen suunnittelu, joka hoidetaan hyvissä ajoin ennen juhlaa. Juhlasuunnittelussa on helpointa lähteä liikkeelle ideoimalla juhlille teema ja hahmottamalla kuinka paljon vieraita juhliin ollaan suunnilleen kutsumassa. Alustava vierasmäärä auttaa hahmottamaan juhlien kokonaisuutta ja suunnittelun määrää. Vieraiden määrä vaikuttaa myös oleellisesti juhlien kustannuksiin ja juhlatilan valintaan. Teeman valintaan vaikuttaa olellisesti millaiset juhlat on kyseessä, juhlitaanko lastenjuhlia, merkkipäivää, pikkujouluja vai häitä? Ovatko juhlat mökillä, puutarhassa, kotona vai vuokratilassa? Kun juhlille on valittu teema, auttaa valittu juhlateema usein myös muissakin juhlan suunnitteluun liittyvissä asioissa, kuten tarjottavien, somisteiden, musiikin tai pukeutumisen ideoinnissa.
Teeman ympärille on helppo lähteä rakentamaan kokonaisuutta. Teemaa voi lähteä ideoimaan vaikkapa elokuvahahmon, vuosikymmenen, värin tai juhlasankarin lempi maanosan ympärille. Hauskinta on se, että teemoja löytyy rajattomasti, jolloin pienellä luovuudella ja mielikuvituksella luot mahtavat juhlat, joissa juhlien teema ei jää yhdellekään vieraista epäselväksi. Vaikka juhlille onkin valittu tietty teema, ei sitä tarvitse noudattaa orjallisesti. Pienellä panostuksella, teeman mukaisilla tarjottavilla ja somisteilla teema tulee varmasti esille ja tekee juhlista ainutlaatuiset ja juhlasankarin näköiset. Teemajuhlat jäävät varmasti jokaisen juhlijan mieleen!
Kun pystyt hahmottamaan juhliin kutsuttavien määrän, on sinun ajankohtaista alkaa pohtimaan, missä juhlat vietetään ja mitä siellä tarjoillaan. Juhlatilat ja pitopalvelut ovat kiireisiä etenkin kesäaikana, joten ole niiden varauksen kanssa hyvissä ajoin liikkellä. Mikäli juhlasi on tarkoitus viettää jonain tiettynä päivänä, ole erityisen skarppina liikenteessä tilavarauksesi kanssa. Ja muista varautua siihen, että päivällesi saattaa olla jo olemassa varaus ensisijaisessa juhlatila tai catering vaihtoehdossasi. Myös astiavuokraamot ovat kiireisiä kesäaikaan. Muista tilaa ja pitopalvelua varatessasi pitää mielelläsi suunnittelemasi teema ja tavoittelemasi juhlatunnelma, sillä näiden luontiin tilalla ja tarjoiluilla on merkittävä rooli. Kun nämä ovat hoidossa, voit keskittyä pienempiin yksityiskohtiin, kuten tilan somistukseen, kutsujen valintaan ja juomatarjoilujen suunnitteluun.
Juhlakutsut on mahdollista lähettää vasta kun sinulla on tiedossasi vieraslista ja juhlapaikka. Mikäli haluat korostaa teemaasi, voit tuoda sitä esille jo heti kutsukorteissa. Vaikkakin kortin teemalla ja kuvalla on mukava leikitellä, muistathan kuitenkin panostaa erityisesti kortin tekstisisältöön. Mainitse ainakin juhlan ajankohta ja juhlapaikka, omat yhteystietosi ja rsvp. Voit myös liittää kutsuun tarkempaa tietoa juhlasta, tai tahtoessasi liittää kutsun mukaan juhlainfon, johon on mahdollista kirjata kaikki tarkempi tieto juhliin liittyen. Etenkin teemajuhlia järjestäessäsi, ilmoita myös heti kutsukortissa, jos toivot vierailta tietynlaista pukeutumista. Muistathan lähettää kutsut hyvissä ajoin ennen juhlia! Kutsun voi hyvin laittaa menemään vaikkapa jo kuukausia ennen juhlia, kunhan jätät kutsutuille reilusti aikaa ilmoittaa osallistumisensa juhlaan.
Kutsujen lähettämisen jälkeen juhlat muuttuvat suunnitelmista teoiksi! Jokainen juhla vaatii hieman juuri kyseistä juhlaa varten tehtyjä hankintoja, olivat ne sitten juhla-asu, astiat tai liinat, tarjoilut, juhlan somisteet tai kalusteet. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse hankkia itselle, sillä voit vuokrata juhliasi varten lähes mitä vain! Saatavilla on ainakin astioita, pöytäliinoja, tuolihuppuja, photo booth-tarvikkeita, juhla-asuja, popcorn-kone, kalusteita, oikeastaan mitä vain! Pohdi, mitä juhlaasi tarvitset ja tutustu sitten erilaisten myymälöiden ja vuokraamoiden valikoimiin. Pidä tässäkin kohtaa mielelläsi tavoittelemasi tunnelma ja valitsemasi teema. Somisteiden ja muiden yksityiskohtien suunnittelu on hauskaa puuhaa! Ota avuksesi vaikkapa Pinterest tai naistenlehdet ja anna mielikuvituksesi virrata.
Minkälaista ohjelmaa haluat juhlaan vai onko luvassa vain vapaata seurustelua? Suunnittele juhlaan jo etukäteen väljä aikataulu. Aikataulu on tärkeä työväline sekä juhlatilan työntekijöille, esiintyjille, että pitopalvelulle. Varaa mahdolliset esiintyjät tai puhujat etukäteen ja ilmoita heille aikataulunsa estradilla. Mikäli olet tilaamassa juhlaasi ulkopuolista esiintyjää, on hyvä jos esiintymisaikataulu on jo tiedossa tiedusteluvaiheessa. Suunnittele aikataulutetun ohjelman oheen teeman mukaista musiikkia tai varaa vaikkapa bändi tai DJ vastaamaan tausta- ja ohjelmanumeroiden musiikista. Juhlan koosta riippumatta, juhlaan kannattaa vastuuttaa yksi henkilö huolehtimaan siitä, että tekniikka toimii ja aikataulut pitävät. Hän on se henkilö, jonka tulisi tietää kaikki aikatauluun ja ohjelmaan liittyen, eli olevan ikään kuin seremoniamestari.
Vaivalla suunnitellut ja suurella ilolla juhlitut juhlat on syytä ikuistaa! Bändin, pitopalvelun, tilavuokran ja muiden varauksien yhteydessä on hyvä tutustua erilaisiin kuvaajavaihtoehtoihin ja varata mieleinen kuvaaja ikuistamaan sinun juhlasi. Voit myös värvätä tähän jonkun juhliesi vieraista, heidän suostumuksellaan tietysti. Tai miten olisi videokuvaus valokuvauksen sijaan? Varaa juhlaasi taitava videokuvaaja, jonka tyyli miellyttää sinua, ja voit luottaa siihen että olet varmasti tyytyväinen lopputulokseen. On ihanaa saada juhlasta kunnollisia kuvia muistoksi ja muille juhlaan osallistuneille jaettavaksi.
Kun kaikki varaukset on tehty ja aikataulut selvitetty, on juhlien lähentyessä hyvä valmistaa itsensä ja juhlatila tulevaa juhlaa varten. Selaa jo hyvissä ajoin netistä vaihtoehtoja juhlien koristeista ja kukista, sekä tutustu paikallisten yritysten tarjontaan erilaisissa somisteissa. Myös netissä on saatavilla erittäin laaja valikoima erilaisia somisteita. Juhlatilan lisäksi myös juhlijat on ilo pukea juhlakuntoon! Juhla on hyvä syy hemmotella itseä, joten varaa itsellesi kampaaja ja valmistele juhla-asusi suurta päivää varten. Muista kuitenkin ennen juhlaa edeltävien hemmotteluiden ja laittautumisen ohessa varmistaa, että kaikki varaukset ja hankinnat ovat varmasti aikataulussaan ja kunnossa. Viime hetken ja juhlien jälkeisen stressin vähentämiseksi kannattaa juhlatilan vuokra-aika sopia mahdollisimman pitkäksi. Mikäli juhlapaikka on mahdollista varata myös edelliseksi illaksi ja seuraavaksi päiväksi kannattaa se tehdä, sillä juhlatilan valmistelu saattaa viedä yllättävän paljon aikaa. Vaikka kyseessä olisi pienemmätkin juhlat, säästää väljä aikataulu paljolta stressiltä. Kaikki sujuu juhlan alla jouhevammin, kun juhlapaikalle on varattu kunnolla aikaa kalusteiden asettelulle, koristelulle ja muille viime hetken viimeistelylle, kuten tekniikan asentamiselle ja testaamiselle. Muistathan laittaa kalusteet ja tekniikan paikoilleen ennen koristeiden asettelua ja keskity ruoan asetteluun, ruokapöydän somistamiseen ja juomatarjoilu vasta viimeisenä.
Juhlat.fi on luotu kaikkien juhlanjärjestäjien avuksi! Sivuston yli 100 erilaista juhlamallia sisältävät ammattilaisten laatiman aikajanan juhlan järjestelyyn. Aikajana muistuttaa juhlanjärjestäjää kaikista juhlaan liittyvistä tehtävistä aikataulutetussa järjestyksessä. Tutustu myös annettuihin vinkkeihin!
Aikajanojen ohjeilla ja vinkeillä onnistut varmasti eikä juhlien järjestäminen ole koskaan ollut näin helppoa! http://juhlat.fi/plans/
Juhlat.fi Instagramissa
Juhlat.fi Pinterestissä