Vuosijuhlien järjestäminen - muista nämä viisi asiaa, kun aloitat

alkupaloja_vuosijuhla

Moi yritys tai järjestö – täytetäänkö teillä tänä keväänä pyöreitä vuosia? Juhlitaanko teillä organisaation vuosipäivää ehkä myös puolipyöreiden vitosten kohdalla? Tyylikkäiden vuosijuhlien järjestäminen ei vaadi suunnattomia resursseja, ovathan gaalatyyliset illat erityisen suosittuja myös opiskelijajärjestöissä. Paljon työtä ja suunnittelua vuosijuhla tai gaala vaatii aina. Mutta paljon työtä = rankka homma, vai yhteinen hieno kokemus? Tässä muutama vinkki, joilla varmistat että projekti sujuu alusta loppuun:

1) Valitkaa riittävän suuri toimikunta, mutta valitkaa toimikunnalle myös selvä johtaja. Jos haluatte valita kaksi johtajaa, sopikaa vielä johtajien kesken työnjaosta. Gaala tai vuosijuhla on projekti jonka aikana tarvitaan useita palavereja, paljon selvittelyä, kilpailutuksia ja puhelinsoittoja. On tärkeää, että vastuut ovat selvillä ja vastuunkantajia on riittävästi. Jos tekijöitä on kovin vähän, kannattaa mieluummin järjestää juhla hiukan harvemmin ja satsata rekrytointiin kuin uuvuttaa samat tekijät loppuun vuosi toisensa jälkeen.

2) Sopikaa pelisäännöistä. Vuosijuhlien järjestäminen ei kiristä hermoja, kun kaikki hahmottavat pelin samalla tavalla. Mitä välineitä käytätte viestimiseen? Miten projektin aikataulu etenee ja mihin mennessä toimikuntalaisten pitää saada osaprojektit valmiiksi? Kun luot oman juhlamallin Juhlat.fi:ssä, saat samalla käyttöösi monipuoliset suunnittelutyökalut projektinhallintaa varten – ilmaiseksi.

3) Puhukaa rahasta jo aluksi. Onko juhlalle mahdollista hankkia sponsoreita? Onko budjetti tiukka vai runsaampi? Isoja säästöjä voi tehdä esimerkiksi ruoka- ja juomatarjoilussa, tyylikkyydestä tinkimättä. Kysy asiantuntevan catering-yrityksen vinkkejä ja laatikaa menu alusta asti yhdessä. Pelkkää pääraaka-ainetta vaihtamalla voit saada herkulliset maut mutta selvästi edullisemmin.

4) Käykää jo alusta asti läpi, miltä juhla mielessänne näyttää, tuntuu ja kuulostaa. Onko asuina hienointa mahdollista pitkine helmoineen ja tummine pukuineen? Soiko taustalla hillitty jazz? Onko juhlalla jokin rento tai yllättävä teema? Näin varmistatte, että koko toimikunnalla on yhteinen käsitys siitä, mitä tehdään.

5) Käyttäkää kattavaa muistilistaa, jotta pienimmätkin yksityiskohdat ovat hallussa alusta asti. Suosittelemme tähän Yrityksen gaalailta – juhlamallia. Jos järjestät yrityksen sijaan vaikkapa opiskelijajärjestön juhlaa, ei hätää – kun luot omat tunnukset Juhlat.fi:hin, voit muokata sekä juhlan nimeä että eri tehtäviä.

Oletko ollut mukana suuren gaalan juhlatoimikunnassa? Minkälaisia muistoja sinulle jäi, haluatko jakaa vinkkisi? Kommentoi tai jatka keskustelua Facebookissa, Instagramissa ja Twitterissä.

Artikkeliin liittyvät juhlamallit

Yrityksen gaalailta

Yrityksen gaalailta

Firman vuotuinen suuri palkitsemistilaisuus tulossa ja gaalajärjestelyt kaatuivat yllättäen hoidettavaksesi? Ei hätää, Juhlat.fi -aikajanan selkeillä ohjeilla illallinen, show ja vuotuisten palkintojen jako sujuvat kuin leikiten …
20-luvun teemajuhlat

20-luvun teemajuhlat

Kohtalokkaita kaunottaria, pitkiä helminauhoja, hansikkaita, strutsinsulkia, kimallusta ja hapsuja, jotka keinuvat jazzin tahdissa. Järjestäisitkö vieraillesi näyttävät ja elegantit juhlat 20-luvun tyyliin? …
Burleski - piilota ja paljasta!

Burleski - piilota ja paljasta!

  Viekoittelevia silmäyksiä, keimailevia kaunokaisia, pikkutuhmia komistuksia, varieteetaidetta, huumoria, tasseleita ja strutsinsulkia. Järjestäisitkö vieraillesi huumoripitoiset, näyttävät ja ikimuistoiset juhlat suuren maailman tyyliin? …
Eläkkeellesiirtymisjuhlat

Eläkkeellesiirtymisjuhlat

  Esimies tai kollega jäämässä eläkkeelle ja läksiäiskahvituksen järjestelyt napsahtivat yllättäen hoidettavaksesi?  Juhlat.fi aikajanan selkeitä ohjeita ja muistutuksia seuraamalla tilaisuuden järjestelyt sujuvat kuin leikiten –  …
Meksiko -teemajuhlat

Meksiko -teemajuhlat

Värikkäät ja vauhdikkaat Meksiko -teemajuhlat piristävät talven keskellä tai vahvistavat entisestään kesän juhliesi tunnelmaa ja väriloistoa! Sombrerot päähän ja marakassit heilumaan, nyt on aika laittaa …
Rennot venetsialaiset

Rennot venetsialaiset

Perinteinen, erityisesti Pohjanmaalla suosittu mökkeily- ja veneilykauden päätösjuhla kokoaa yhteen ystävät ja naapurit nauttimaan satokauden herkuista ja pimenevästä kesäillasta. Venetsialaisten ajankohdaksi on vakiintunut elokuun viimeinen …

Juhlamestarit

Tässä blogissa juhlamestarit jakavat vinkkejä, huomiota ja näkökulmia juhlimisen maailmasta!

Kirjoittajat

Juhlamestari Anna
Juhlamestari Tea

Uusimmat kirjoitukset

Uniikki juhlatila Helsingissä x 20

Miltä kuulostaisivat juhlat taidegalleriassa, urbaanissa loftissa tai rahtilaivan ruumassa? Löydät tästä listasta Helsingin upeimmat ja uniikeimmat juhlatilat, …

Näin teet juhlallesi oman sivun Juhlat.fi:ssä

Ohjelma, kartat, budjetti, lahjalista, kutsut... Juhlat.fi:n juhlasuunnittelutyökalulla teet suurten juhlien järjestämisestä sujuvaa ja pienemmät bileet onnistuvat melkein itsestään! Olit sitten …

Ruokarekka juhliin - miten homma toimii?

Etsitkö omaperäistä, hauskaa ja ketterää catering-vaihtoehtoa? Meiltä kysytään usein, mitä pitäisi tehdä, jos mielessä on tilata …

Skumppatorni, luonnollinen kakku ja bestwoman - oletko jo bongannut nämä kesän häätrendit?

Rakkauden kesä jatkuu pitkälle syksyyn. Tämänkin vuoden sulhot ja morsiamet ovat valmistelleet juhlista oman näköisensä. Minkälaisia ovat olleet tämän …

Ideoita polttareihin - mökille, kaupunkiin ja extreme-menoon

Näin alkukesästä monessa suljetussa ryhmässä hiotaan polttarisuunnitelmia. Olisiko jollakin vielä muutamia puuttuvia ideoita polttareihin? Mitä tehtäisiin siinä iltapäivällä, kun …
14. kesäkuu 2017 13.00 Ajankohtaiset Polttarit

  • © Suomen Juhlat.fi 2017
0
Send a message
Hei! Valitettavasti emme ole juuri nyt chatissa, mutta vastaanotamme silti viestejä mielellämme! Jätä meille viestisi, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian!
Your name
* Email
* Describe your issue
Login Chat
Tässä voit esittää kysymyksesi Juhlat.fi tiimille.
Your name
* Email
We're online!