Kutsujen lähettäminen - miten se pitäisi tehdä?

Juhlat lähestyvät ja on kutsujen lähettämisen aika. Villiintyykö askarteluviettisi, vai ahdistaako ajanmeno? Onneksi jokaiselle löytyy sopiva tapa juhlakutsujen lähettämiseen.

Miksi kutsu tarvitaan?

Juhlavieraiden pitää tietää, koska juhlitaan – se on selvää. Erillinen kutsu on kuitenkin tärkeä osa juhlaa myös monesta muusta syystä. On kohteliasta ja hyödyllistäkin kertoa, mitä on odotettavissa. Mikä on pukukoodi tai teema? Jos odotettavissa on lahjoja, mitä toivotaan? Mihin aikaan pitäisi tulla, ja minne? Kun näistä ilmoitetaan jo kutsussa, on vierailla rento fiilis jo juhlaan valmistautuessa, ja juhlan järjestäjät säästyvät ylimääräisiltä viime hetken tiedusteluilta.

Virallinen kutsu on myös oiva paikka kertoa kohteliaasti, kenelle kutsu tarkalleen on osoitettu. Kutsuun kannattaa kirjata, jos avecit ovat tervetulleita, tai jos on tarkoitus juhlia tällä kertaa vain aikuisten kesken, ilman lapsia.

Piirretyt kutsut sopivat loistavasti esimerkiksi synttäreille.

Sähköinen vai paperinen kutsu?

Sähköpostikutsu on lyömättömän kätevä silloin, kun järjestää esimerkiksi yrityksen virkistyspäivää. Tiesitkö, että Juhlat.fi:ssä sähköpostikutsun lähettäminen käy hetkessä? Aloita luomalla juhlasuunnitelmasi, valitse Vieraat ja lisää sen jälkeen kutsuttavia listaan. Kun lähetät kutsut, osallistujat saavat sähköisen kutsun ja linkin, jonka kautta he pääsevät ilmoittamaan osallistumisestaan.

Tiesitkö, että Juhlat.fi:ssä sähköpostikutsun lähettäminen käy hetkessä?

Puhelu tai viesti on helppo keino ilmoittaa pienistä juhlista pienelle porukalle. Sosiaalisen median eri palveluissa viestin voi lähettää myös monelle ihmiselle yhtä aikaa. Muistathan, että vieraat saattavat vastata sinulle siten että kaikki näkevät vastauksen.

Perinteisen, paperisen kutsun suunnittelu on monelle yksi hauskimpia asioita juhlien valmisteluissa. Paperikutsuun voi ujuttaa juhlien teemaa rajana vain mielikuvitus: kuvina, teksteinä, koristeina ja pintoina, jopa tuoksuina. Paperikutsua suunnittelevan kannattaa käydä esimerkiksi Pinterestissä hakemassa inspiraatiota! Kutsut voi printata tai askarrella kotona tai toimistolla. Nykyisin painotalot valmistavat mielellään myös pieniä tilauksia, joten painetun kutsun tilaaminen saattaa olla yllättävän edullista!

Paperista ja sähköistä kutsua voit yhdistää, kun käytät verkossa toimivaa kutsujen lähestyspalvelua. Sellainen on esimerkiksi Lähetäkortti.com.

Miten pyytää vastaus kutsuun?

Valitsit sitten minkä tahansa tavan kutsun lähettämiseen, kannattaa kutsuun pyytää vastaus. Osallistujamäärä on juhlien suunnittelijalle niin tärkeä tieto. Yleensä vastaus pyydetään viestinä tai puheluna. Juhlat.fi:n kutsutoiminto kerää vastaukset kutsutuilta automaattisesti. Omat hääkutsumme lähetimme paperilla juuri ennen pitkää ulkomaanreissua. Niinpä taittelimme kutsukuoreen mukaan vastauskuoret, joissa oli postimerkki ja vastausosoite valmiina. Reissusta palaajia odotti eteisen lattialla iloinen postiyllätys!

Taittelimme kutsukuoreen mukaan vastauskuoret, joissa oli postimerkki ja vastausosoite valmiina. Reissusta palaajia odotti eteisen lattialla iloinen postiyllätys!

Muodollisissa kutsuissa käytetään usein lyhenteitä: V.p. eli vastausta pyydetään tai r.s.v.p. eli olkaa hyvä ja vastatkaa tiettyyn päivämäärään mennessä. Hyvä tapa on myös yksinkertaisesti kirjoittaa ”vastausta pyydetään xx mennessä”.

Kutsujen lähettämisessä saa käyttää luovuutta.

Mitä siihen kutsuun nyt oikeasti pitää kirjoittaa?

Juhlanjärjestäjän käsikirja -blogissa on listattu kattavasti, mitä juhlakutsussa pitää muistaa kertoa. Lue blogipostauksesta myös esimerkkitekstit ja mallit kutsun tekoon! Pienemmissä, epämuodollisemmissa juhlissa muotoseikoista ei tarvitse välittää, mutta sisältö on silti yhtä tärkeä.

Juhlien järjestämisen ja vieraiden kutsumisen Juhlat.fi:ssä voit aloittaa Kaikki juhlat -sivulta.

Artikkeliin liittyvät juhlamallit

Rennot sadonkorjuujuhlat

Rennot sadonkorjuujuhlat

Loppukesästä tuoreet kotimaiset herkut ovat parhaimmillaan ja pimenevät, mutta vielä lämpimät illat ovat kuin tehtyjä illanviettoon pihalla ystävien kesken. Tunnelmalliset, rennot ja maukkaat sadonkorjuujuhlat järjestät …
Häät alle 2800€

Häät alle 2800€

  Kuinka saada unelmien häät onnistumaan pienellä budjetilla? Upeat häät eivät vaadi paksua lompakkoa vaan hieman enemmän mielikuvitusta ja kovaa työntekoa. Tutustu juhlamalliimme, toteuta omat …
Maalaishäät

Maalaishäät

  Jos haaveilet maalaisromantiikasta ja luonnonläheisistä häistä, tämä juhlamalli on sinua varten! Maalaishäissä juhlapaikalle saavutaan hevoskärryillä tai traktorikyydillä, tanssitaan heinäpaalien keskellä, somistetaan luonnonkukilla ja nautitaan …
Yrityksen virkistyspäivä

Yrityksen virkistyspäivä

  Tehokkuutta ja motivaatiota tiimiin saat järjestämällä säännöllisesti mukavia virkistyspäiviä henkilöstölle. Tiimityötä nostattavat aktiviteetit, hyvä ruoka ja mukava yhdessäolo takaavat onnistuneen päivän. Seuraa juhlamalliamme ja …
Cowboy-synttärit

Cowboy-synttärit

Sherriffintähden kiiltäessä rinnassa on mukava toivottaa vieraat tervetulleeksi Villiin Länteen! Näillä synttäreillä juhlaherkut nautitaan intiaaniystävien kanssa hienossa tiipiissä, aasinhännän sijaan kiinnitetään buffalon häntää ja …

Säästövinkit häihin

Häiden järjestäminen on aikaa vievää, mutta liian kallista sen ei tarvitse aina olla. Oli juhlan budjetti sitten suuri tai pieni, on sellainen aina oltava. Seuraavassa on keräämäni säästövinkit häihin. Missä sinä olisit valmis tinkimään ja mikä taas on sinulle erityisen tärkeää?

Mitä jos häät olisivatkin iltabileet tai brunssi?

  • Pidä hääjuhlat vapaana muodollisuuksista. Järjestämällä railakkaammat iltajuhlat muodollisen hääjuhlan sijaan säästät huomattavia summia. Tämä on hyvä vaihtoehto mikäli perinteet ja kiusalliset sukulaiskahvittelut eivät ole oma juttusi.
  • Valitse hääpäiväksi jokin muu päivä kuin lauantai.
  • Järjestä päiväjuhlat koko päivän ja illan kestävien kemujen sijaan. Tai järjestä vaikkapa sunnuntaibrunssi!

Suunnittele ja ole ajoissa liikkeellä

  • Varaa juhlatila ja catering ajoissa. Näin sinulla on valinnanvaraa ja mahdollisuus tinkiä, jota yritys saa varauksia.
  • Pidä vieraslista pienenä. Näin säästät tarjoilun lisäksi myös kutsujen ja pöytäsomisteiden hinnoissa.
  • Älä vietä häitä keskellä kesää, huippusesongin aikaan vaan sesongin ulkopuolella välillä lokakuu-huhtikuu.
  • Vältä sanaa häät kun varaat esimerkiksi majoituksia. Häillä on tapana rahastaa enemmän ja saatat päätyä maksamaan esimerkiksi omasta mielestäsi turhista koristeista tai luksuksesta.

Minkälainen juhlatila on edullisin?

Hääparin toiveista ja juhlasta riippuu, mikä ratkaisu on halvin:

  • Joskus on edullisinta valita juhlatila, johon saat itse tuoda talon ulkopuolelta sellaiset toimijat, jotka haluat. Silloin voit tehdä osan ruoasta itse ja ostaa osan muualta. Esimerkiksi salaatit ja leivät ovat helppoja ja edullisia tehdä itse. Voisiko joku juhlaseurueesta tai heidän tuttavistaan tehdä hääkakun itse pitopalvelua tai leipomoa edullisemmin?
  • Ravintola tarjoaa tilat, astiat, ruoan ja tarjoilun saman katon alta eikä sinun tarvitse ostaa ja vuokrata kaikkea erikseen.
  • Onko häihin tulossa paljon väkeä pitkän matkan takaa? Pyydä tarjous juhlista hotellissa, jossa vieraat voivat myös yöpyä. Näin saat palvelut eli tilan ja tarjoilut mitä luultavammin edullisempaan hintaan.
  • Valitse juhlapaikka joka on jo itsessään kaunis. Säästät koristeista karsimalla aikaa ja rahaa, sekä vähennät stressiä.

Hanki morsiuspuku käytettynä tai naapuriosastolta

  • Morsiuspukuliikkeen morsiuspuku on perinteinen vaihtoehto. Säästät helposti huomattavia summia, kun tutustut myös esimerkiksi juhlamekkovalikoimaan ja olet avoin muutostöiden suhteen. Huomioithan kuitenkin, että muutostyöt saattavat nostaa hintaa yllättävän paljon!
  • Ole avoin myös käytetyille ja vuokrattaville morsiuspuvuille sekä vintage-liikkeiden tarjonnalle.
  • Ulkomainen nettikauppa saattaa tulla halvemmaksi – paitsi jos puku ei vastaakaan sitä, mitä on tilattu.

Säästä kutsuissa

  • Harkitse digikutsua. Meilitse lähetetty kutsu säästää paljon aikaa ja vaivaa. Juhlat.fi:n kutsu on yksi kätevä tapa! Löydät sen Juhlamallien Vieraat-toiminnosta.
  • Tee kutsut itse tai tilaa verkkopalvelusta valmiita pohjia ja teemoja hyödyntäen.

Nopeampi häävalokuvaus = edullisempi häävalokuvaus

  • Sovi valokuvaajan osallistumisesta juhlapäivään vain osaksi aikaa. Kerro lisäksi vieraillesi että arvostaisit, mikäli he ottaisivat juhlasta kuvia, kuten monilla onkin tänä päivänä tapana. He voivat jakaa kuvat yhteistä hashtagia (#) käyttäen. Näin saat sekä virallisia, ammattilaisen ottamia kuvia sekä näät juhlan juhlavieraiden silmin. Näistä yhdessä saa aikaiseksi hienon hääalbumin!

Yksityiskohdista kertyy iso säästö

  • Tee itse kimppusi ja kattauksen kukat. Sido kukkia tai ole luova ja käytä kimppuna muuta kuin luonnonkukkia. Voisitteko järjestää hääkukkia varten talkoot?
  • Hyödynnä suvun ja muiden tuttavien autovalikoimaa hääautoa valittaessa.
  • Yksinkertaista juomatarjoilua. Jätä ainakin kahvin avec pois, mikäli haluat säästää. Tarjoa ainostaan alkumalja, ruokaviiniä ja boolia.
  • Lisää kattaukseen kauden mukaan myös edullisia ja näyttäviä somisteita, kuten vaikkapa havua, hiekkaa, koivupöllin siivuja, tuikkuja tai lasipurkkeja.
  • Hyödynnnä kirppiksiä ja sukulaisia. Lainaa ja tinkaa. Parhaassa tapauksessa saat juhlaasi tavaraa ja somisteita ilmaiseksi.
  • Osta sellaisia somisteita. tarvikkeita ja asusteita, joita voit hyödyntää myöhemminkin, tai vuokraa tai lainaa näitä.
  • Käytä somisteita ja materiaaleja luovasti. Mielen avartaminen erilaisille mahdollisuuksilla laskee kustannuksia.
  • Mikäli vietät talvihäitä, hyödynnä joulun ajan koristeita. Monella juhlapaikalla on kauden koristeet jo valmiiksi paikoillaan siihen aikaan vuodesta.
  • Unohda paikkakortit, etenkin jos juhlat ovat melko pienet. Niitä ei tarvita jos pöydässä kaikki ovat aikuisia ja kunkin pöydän henkilöt ilmoitetaan pöytäkartassa tai pöytäkortissa.

Vielä pari vinkkiä ohjelmaan ja juhlapäivään

  • Luo photo booth itse. Käytä taustana vaikkapa vanhaa verhoa tai kahta erilaista verhoa päällekäin. Aseta photo boothiin kuvausta varten tabletti jalustalle ja siihen laukaisin. Voila!
  • Ota vastaan kaikki apu, mitä on saatavilla. Osaisiko joku tuttu sittenkin toimia DJ:nä? Viihtyisikö sukulaistyttö pienten lasten hoitajana juhlan ajan? Ammattilaismuusikko-kaveria ei ehkä kannata pyytää ilmaiselle keikalle, mutta voit pyytää häneltä häälahjaksi biisin tai pari.
  • Riittäisikö hääjuhlan tanssia varten etukäteen suunniteltu soittolista tai dj? Livemusiikkia ei aina tarvita.

 

Muista että vieraasi muistavat kokonaisuuden ja ennen kaikkea juhlan tunnelman! Älä siis keskity liikaa pieniin yksityiskohtiin, jotka häviävät helposti mielestä vaan panosta yhdessäoloon, tunnelmaan ja ikimuistoisten hetkien luomiseen läsnäolollasi!

Jatka häiden suunnittelua tutustumalla Häät alle 2800 € -juhlamalliin.

Artikkeliin liittyvät juhlamallit

Perinteiset häät

Perinteiset häät

  Hääjuhlaan liittyy monia ihania ja arvokkaita perinteitä. Perinteiset häät juhlamalli rohkaiseekin tekemään asiat hieman perinteisemmin. Perinteisissä häissä tanssitaan klassikkovalssien tahdissa, vietetään häitä edeltävä yö …
Ekologiset häät

Ekologiset häät

  Haluatko näyttävät häät, joiden järjestäminen ei kuitenkaan kuormita ympäristöä? Pienillä valinnoilla ja tarkalla suunnittelulla järjestät ekologiset häät, joiden hiilijalanjälki jää mahdollisimman pieneksi. Miltä kuulostaa …
Häät alle 2800€

Häät alle 2800€

  Kuinka saada unelmien häät onnistumaan pienellä budjetilla? Upeat häät eivät vaadi paksua lompakkoa vaan hieman enemmän mielikuvitusta ja kovaa työntekoa. Tutustu juhlamalliimme, toteuta omat …
Pienet ja intiimit häät

Pienet ja intiimit häät

  Haluatko juhlia tärkeää päivääsi vain läheisempien ystävien ja sukulaisten kesken? Pienet ja intiimit häät – juhlamallimme auttaa sinua luomaan tunnelmalliset, intiimit ja upeat häät …
Syyshäät

Syyshäät

Hehkuvat ruskan värit ja pimenevät illat luovat ihanat puitteet syyshäille! Järjestä juhlamallin avulla unohtumattomat syyshäät.
Maalaishäät

Maalaishäät

  Jos haaveilet maalaisromantiikasta ja luonnonläheisistä häistä, tämä juhlamalli on sinua varten! Maalaishäissä juhlapaikalle saavutaan hevoskärryillä tai traktorikyydillä, tanssitaan heinäpaalien keskellä, somistetaan luonnonkukilla ja nautitaan …

Juhlamestarit

Tässä blogissa juhlamestarit jakavat vinkkejä, huomiota ja näkökulmia juhlimisen maailmasta!

Kirjoittajat

Juhlamestari Anna
Juhlamestari Tea

Uusimmat kirjoitukset

Uniikki juhlatila Helsingissä x 20

Miltä kuulostaisivat juhlat taidegalleriassa, urbaanissa loftissa tai rahtilaivan ruumassa? Löydät tästä listasta Helsingin upeimmat ja uniikeimmat juhlatilat, …

Näin teet juhlallesi oman sivun Juhlat.fi:ssä

Ohjelma, kartat, budjetti, lahjalista, kutsut... Juhlat.fi:n juhlasuunnittelutyökalulla teet suurten juhlien järjestämisestä sujuvaa ja pienemmät bileet onnistuvat melkein itsestään! Olit sitten …

Ruokarekka juhliin - miten homma toimii?

Etsitkö omaperäistä, hauskaa ja ketterää catering-vaihtoehtoa? Meiltä kysytään usein, mitä pitäisi tehdä, jos mielessä on tilata …

Skumppatorni, luonnollinen kakku ja bestwoman - oletko jo bongannut nämä kesän häätrendit?

Rakkauden kesä jatkuu pitkälle syksyyn. Tämänkin vuoden sulhot ja morsiamet ovat valmistelleet juhlista oman näköisensä. Minkälaisia ovat olleet tämän …

Ideoita polttareihin - mökille, kaupunkiin ja extreme-menoon

Näin alkukesästä monessa suljetussa ryhmässä hiotaan polttarisuunnitelmia. Olisiko jollakin vielä muutamia puuttuvia ideoita polttareihin? Mitä tehtäisiin siinä iltapäivällä, kun …
14. kesäkuu 2017 13.00 Ajankohtaiset Polttarit

  • © Suomen Juhlat.fi 2017
0
Send a message
Hei! Valitettavasti emme ole juuri nyt chatissa, mutta vastaanotamme silti viestejä mielellämme! Jätä meille viestisi, niin palaamme asiaan mahdollisimman pian!
Your name
* Email
* Describe your issue
Login Chat
Tässä voit esittää kysymyksesi Juhlat.fi tiimille.
Your name
* Email
We're online!